Combien de temps avant qu’un logiciel de gestion de projet gratuit vous demande de sortir la carte bancaire ? La réponse tient dans un chiffre différent pour chaque outil. Trello bloque à 10 tableaux, Notion à 1 000 blocs dès que 2 personnes rejoignent l’espace, ClickUp à 100 utilisations de sa vue Gantt, Asana à 10 membres. Pour une TPE de 1 à 3 personnes avec moins de 10 projets actifs à la fois, la plupart de ces plans gratuits suffisent largement sans jamais payer.
« Les outils marketing coûtent 80 euros par mois minimum, c’est trop pour moi » : la même inquiétude revient pour la gestion de projet, avec une nuance de taille. Un outil de tâches et de plannings a presque toujours une version gratuite exploitable sur la durée, à condition de connaître son seuil de bascule avant de s’y installer. Ce comparatif détaille ces seuils, outil par outil, pour choisir sans mauvaise surprise 3 mois plus tard.
Ce qu’il faut regarder avant de choisir
Aucun de ces logiciels ne demande de compétence technique. Un compte se crée avec une adresse email, l’interface est en français pour la plupart des outils cités ici, la prise en main tient en moins de 20 minutes sans écrire une ligne de code. La difficulté d’installation n’entre presque jamais en jeu. Les alternatives open source comme OpenProject échappent à cette logique commerciale mais réclament d’installer et de maintenir un serveur, une compétence rarement disponible en interne dans une TPE : ce comparatif se limite donc aux outils prêts à l’emploi, sans serveur à gérer. 4 critères font basculer une TPE du gratuit vers le payant plus vite que prévu : le nombre de projets ou tableaux actifs, le nombre de personnes qui accèdent à l’espace, le volume de fichiers stockés et les fonctions verrouillées derrière un mur payant comme les automatisations ou les vues Gantt.
Une utilisation type côté TPE mélange suivi de chantier ou de commandes avec tâches marketing : relance des avis clients, publication d’une story Insta, mise à jour de la fiche établissement sur Google Business Profile, envoi d’une mailing list mensuelle. Une automatisation basique, comme un rappel 3 jours avant une échéance, change rarement le prix. Elle est le plus souvent incluse gratuitement ou alors totalement absente du plan gratuit.
Trello
Le plan gratuit de Trello autorise 10 tableaux par espace de travail, avec des cartes illimitées à l’intérieur de chacun (page tarifs Trello, 2026). Chaque pièce jointe est plafonnée à 10 Mo, ce qui suffit pour des photos de chantier compressées mais coince vite sur un plan PDF lourd. Le nombre de tableaux reste le seul critère limité sur ce plan.
10 tableaux maximum : le seuil de bascule arrive quand une TPE gère plus de 10 clients ou chantiers actifs en parallèle et veut un tableau dédié par dossier. Passer au plan Standard coûte alors 5 dollars par utilisateur et par mois, facturé à l’année.
Trello convient à qui pense en listes de tâches simples plutôt qu’en planning complexe. L’outil n’a ni vue Gantt native ni suivi de budget intégré.
ClickUp
ClickUp promet des tâches et des utilisateurs illimités, sans limite non plus sur le nombre de projets. La limite se cache ailleurs. Le stockage plafonne à 60 Mo au total et les tableaux de bord sont limités à 5 (grille tarifaire ClickUp, 2026). La vue Gantt, elle, s’arrête après 100 utilisations cumulées. Une fois ce compteur atteint, la vue reste grisée jusqu’au passage au plan Unlimited, à 7 dollars par utilisateur et par mois.
Pour une TPE qui suit des tâches simples sans planning visuel complexe, ces 100 utilisations tiennent plusieurs mois. Pour un artisan qui planifie des chantiers avec des dépendances entre tâches, le compteur file plus vite qu’attendu.
Asana
Le plan Personal d’Asana est gratuit à vie pour les équipes de 10 membres ou moins, d’après la page Tarifs Asana (2026). Aucune limite de temps. Aucune carte bancaire demandée à l’inscription. En contrepartie, les vues Timeline et les objectifs restent réservés au plan Starter, tout comme les automatisations, facturé 10,99 dollars par utilisateur et par mois en engagement annuel.
Le nombre de membres pose rarement problème pour une TPE de 2 ou 3 personnes. La gêne vient plutôt de l’absence de vue chronologique pour visualiser un planning de production ou de livraison sur plusieurs semaines.
Notion
Seul en solo, un espace Notion en plan gratuit ne connaît aucune limite de blocs ni de pages. Le centre d’aide Notion précise que ce plafond se déclenche dès le 2e utilisateur qui rejoint l’espace de travail. Un artisan qui invite son conjoint ou un 1er salarié à collaborer atteint ce plafond en quelques semaines de notes de chantier et de listes de tâches.
Autre limite peu visible : les invités du plan gratuit peuvent seulement consulter les pages, jamais les modifier. Pour qu’un sous-traitant coche lui-même ses tâches, il faut un compte membre à part entière, donc dépasser le seuil de bascule des 1 000 blocs.
« Le plafond de 1 000 blocs s’applique aux espaces de travail comptant 2 membres ou plus. » (Centre d’aide Notion, section Understanding block usage, 2026)
Beesbusy, l’alternative française
Beesbusy est un outil français hébergé en France, pensé pour le suivi de projets sans jargon anglophone. Le plan gratuit autorise un nombre illimité de projets et de tâches mais restreint l’affichage à la seule vue liste, d’après la page Tarifs Beesbusy (2026). Les vues verrouillées Gantt et Kanban, plus lisibles pour un planning de chantier ou une campagne marketing, restent réservées au plan payant, à partir de 9,90 euros par utilisateur et par mois.
Beesbusy s’adresse à une TPE petit budget qui veut garder ses données en France et se contente d’une liste de tâches partagée, sans avoir besoin d’un planning visuel dès le départ.
Le seuil caché qui vous fera sortir la carte bancaire
Les 5 outils ci-dessus utilisent la même stratégie freemium. Le blocage n’apparaît presque jamais sur la fonctionnalité utilisée en premier, il attend le moment où l’activité grossit. Le tableau réunit les seuils exacts relevés en 2026, plan par plan.
| Critère | Trello | ClickUp | Asana | Notion | Beesbusy |
|---|---|---|---|---|---|
| Limite déclenchante | 10 tableaux | 100 vues Gantt | 10 membres | 1 000 blocs (2+ membres) | Vue liste seule |
| Stockage / pièces jointes | 10 Mo/fichier | 60 Mo au total | Non limité solo | Non limité solo | Non précisé |
| 1er plan payant | 5 $/util./mois | 7 $/util./mois | 10,99 $/util./mois | 10 $/util./mois | 9,90 €/util./mois |
| Hébergement | États-Unis | États-Unis | États-Unis | États-Unis | France |
Le prix du 1er plan payant reste comparable d’un outil à l’autre : 5 à 11 dollars par utilisateur chaque mois. Le déclencheur, lui, tombe rarement au moment attendu. Notion bascule dès le 2e utilisateur invité, parfois quelques semaines seulement après l’inscription. ClickUp compte les vues Gantt en cumulé sans afficher le compteur restant tant qu’on ne va pas le chercher dans les paramètres. Une TPE qui embauche un 1er salarié ou décroche un chantier supplémentaire peut franchir un seuil gratuit en plein milieu du mois, sans l’avoir prévu dans son budget.
Le Baromètre France Num 2025, publié par la Direction générale des Entreprises, mesure que 25% des TPE et PME interrogées ne consacrent aucun budget au numérique, quand 42% dépassent 1 000 euros par an. Un logiciel qui bascule en payant sans prévenir peut suffire à faire glisser une TPE de la 1re catégorie vers la 2e, sur une ligne de dépense qui n’était pas prévue au départ.
Le même mécanisme touche d’autres catégories d’outils TPE, à commencer par les logiciels de gestion de pipeline commercial, où le nombre de contacts stockés dans un CRM gratuit déclenche souvent une surprise comparable.
Freedcamp, la mention à part
Freedcamp échappe à la logique des seuils chiffrés vue plus haut (page tarifs Freedcamp, 2026). Son plan gratuit n’impose aucune limite sur le nombre d’utilisateurs ni sur le nombre de projets, tâches comprises. Le stockage total reste non plafonné : seule la taille d’un fichier importé est limitée à 10 Mo. La limite se joue ailleurs : la vue Gantt, les tableaux de bord et les vues avancées restent verrouillés tant qu’on ne passe pas au plan Pro, facturé 1,49 dollar par utilisateur et par mois en engagement annuel.
Pour une TPE qui veut suivre des tâches à plusieurs sans jamais surveiller un compteur, Freedcamp tient largement la comparaison face aux 5 outils du tableau. L’interface reste uniquement en anglais, ce qui freine une partie des artisans et commerçants peu à l’aise avec la langue.
Quel outil choisir selon votre situation
Seul avec moins de 10 projets actifs : Trello, sans dépenser un euro. Le plan gratuit tient tant que le nombre de tableaux ne dépasse pas 10, ce qui couvre la majorité des artisans et indépendants.
2 ou 3 personnes qui travaillent ensemble sur des plannings : Asana Personal, tant que l’équipe reste sous la barre des 10 membres et que la vue chronologique n’est pas indispensable.
Suivi de tâches sans planning visuel complexe, avec un usage individuel : Notion, à condition de rester seul sur l’espace ou d’accepter la limite de 1 000 blocs dès le 2e membre.
Priorité aux données hébergées en France et à une interface simple : Beesbusy, avec la vue liste du plan gratuit.
Chantiers avec plannings visuels fréquents : ClickUp, en surveillant le compteur de vues Gantt dans les paramètres du compte pour anticiper le passage au payant.
Zéro compteur à surveiller et une équipe à l’aise en anglais : Freedcamp, tant que l’absence de version française ne bloque personne.
Le bon outil de gestion de projet est celui dont on n’a jamais besoin de vérifier le compteur.